Hoe werkt de klachtenregeling van een zelfstandige mediator zonder MfN-registratie?
Stel je zit midden in een echtscheiding of een arbeidsconflict en je hebt gekozen voor mediation. Je mediator is zelfstandig en heeft geen MfN-registratie.
Dan vraag je je misschien af: wat gebeurt er als ik niet tevreden ben? Hoe pak ik dat aan? Hier lees je precies hoe zo’n klachtenregeling werkt, stap voor stap, zonder ingewikkelde taal.
Je krijgt concrete stappen, tijdsindicaties en veelgemaakte fouten. Zo weet je wat je kunt verwachten en hoe je jezelf beschermt.
Stap 1: Ken je rechten en de basisvoorwaarden
Een zelfstandige mediator zonder MfN-registratie is niet gebonden aan de strikte klachtenregeling van de MfN. Toch moet hij of zij wettelijk een klachtenregeling hebben.
Dat staat in de Wet op de ondernemingsraden en de Mediationwet. Je hebt dus altijd recht op een duidelijke klachtenprocedure.
- De naam en contactgegevens van de mediator.
- De overeenkomst van opdracht waarin de klachtenregeling staat of wordt verwezen.
- Een datum waarop het mediationtraject startte.
Wat je nodig hebt: Check direct of de mediator een klachtenregeling heeft opgenomen in zijn algemene voorwaarden. Vraag hier expliciet om als je dit niet vindt. Een mediator zonder MfN-registratie mag niet zeggen dat hij onder het MfN-klachtenregeling valt. Veelgemaakte fout: Denken dat een mediator zonder MfN-registratie geen klachtenregeling hoeft te hebben. Dat klopt niet.
Iedere mediator moet een klachtenregeling hebben. Tijdsindicatie: Dit check je binnen 10 minuten. Als het niet duidelijk is, stuur direct een e-mail.
Stap 2: Dien een klacht in bij de mediator
De eerste stap is altijd een klacht indienen bij de mediator zelf. Doe dit schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail.
Zo houd je bewijs. Zo pak je het aan:
- Benader de mediator via e-mail of post.
- Omschrijf je klacht helder: wat is er gebeurd, waarom ben je ontevreden, wat verwacht je?
- Vraag om een schriftelijke reactie binnen een redelijke termijn.
Geef een concrete termijn: vraag om een reactie binnen 14 dagen. Dat is gebruikelijk. Veelgemaakte fouten: Tip: houd het feitelijk en rustig. Bijvoorbeeld: “Op 15 januari 2025 is tijdens de mediation een afspraak niet nagekomen. Ik verwacht dat dit alsnog gebeurt of dat we dit op een andere manier oplossen.”
- Te emotioneel schrijven zonder feiten.
- Vergeten om een specifieke oplossing te vragen.
Stap 3: Krijg een schriftelijke reactie en een voorstel
De mediator moet je klacht serieus nemen. Hij of zij moet een schriftelijke reactie geven en een voorstel doen om de klacht op te lossen.
Wat je kunt verwachten: De mediator mag geen juridisch advies geven over je zaak, maar wel een oplossing voorstellen voor de klacht. Hierbij is de juridische positie van de mediator altijd gebonden aan strikte onafhankelijkheid. Tijdsindicatie: Je ontvangt een reactie meestal binnen 14 tot 21 dagen.
- Een bevestiging van ontvangst van je klacht.
- Een inhoudelijke reactie op je klacht.
- Een voorstel voor een oplossing, bijvoorbeeld een extra gesprek, een korting op de kosten of een aanpassing van de werkwijze.
Dit hangt af van de mediator. Veelgemaakte fout: De mediator vragen om een juridisch oordeel over je zaak. Dat mag niet.
Je klacht gaat over de dienstverlening, niet over de inhoud van je mediation.
Stap 4: Schakel een onafhankelijke derde in
Ben je het niet eens met de oplossing van de mediator? Dan kun je een onafhankelijke derde inschakelen.
De mediator moet in zijn klachtenregeling aangeven wie dat is. Dit kan een geschillencommissie zijn, een collega-mediator of een jurist. Zo werkt het: Kostenindicatie: een klacht bij een onafhankelijke derde kost tussen € 100 en € 300, afhankelijk van de partij. Vraag altijd vooraf. Veelgemaakte fout: Vergeten om te vragen wie de kosten draagt.
- Vraag de mediator om de naam en contactgegevens van de onafhankelijke derde.
- Dien een klacht in bij die derde. Doe dit schriftelijk.
- Betaal eventuele kosten voor de behandeling van de klacht. Vraag vooraf naar de kosten.
Soms betaalt de mediator de kosten, soms de klager. Vraag dit vooraf. Tijdsindicatie: De behandeling van een klacht bij een derde duurt gemiddeld 4 tot 8 weken.
Stap 5: Klaag bij een externe toezichthouder (indien nodig)
Is de klachtenregeling niet voldoende of is er sprake van ernstig wangedrag?
- De Geschillencommissie voor Mediation (als de mediator daarbij is aangesloten).
- De Autoriteit Consument & Markt (ACM) voor misleidende praktijken.
- De rechtbank voor een civiele procedure.
Dan kun je een klacht indienen bij een externe toezichthouder. Voor mediators zonder MfN-registratie is dit niet altijd eenvoudig, maar je kunt wel contact opnemen met: Let op: een rechtbankprocedure is duur en lang. Dit is een laatste optie. Veelgemaakte fout: Direct naar de rechter stappen zonder eerst de klachtenregeling te volgen.
Dat kan je proces vertragen en extra kosten opleveren. Tijdsindicatie: Een rechtbankprocedure duurt maanden tot jaren. De Geschillencommissie doet meestal binnen 8 weken uitspraak.
Stap 6: Verificatie-checklist
Gebruik deze checklist om te controleren of je alles goed hebt aangepakt: Beantwoord je alle vragen met ‘ja’? Dan heb je de klachtenregeling goed gevolgd.
- Heb je de klachtenregeling van de mediator gevonden en gelezen?
- Heb je je klacht schriftelijk ingediend bij de mediator?
- Heb je een schriftelijke reactie en een voorstel ontvangen?
- Heb je de onafhankelijke derde gecontacteerd als je het niet eens bent?
- Heb je de kosten voor de klachtenprocedure vooraf gevraagd?
- Heb je een eventuele externe toezichthouder overwogen?
Extra tips voor mediation zonder MfN-registratie
Een mediator zonder MfN-registratie is niet per se minder goed. Wel is het belangrijk om vooraf te vragen naar zijn of haar kwalificaties en ervaring. Check de MfN-registratie en vraag ook naar de klachtenregeling en:
- De kosten per uur: indicatie € 75 - € 150 per uur voor een zelfstandige mediator.
- De totale kosten voor een mediationtraject: indicatie € 1.000 - € 3.000, afhankelijk van de complexiteit.
- Of de mediator aangesloten is bij een geschillencommissie of beroepsvereniging.
Tip: vraag altijd om een schriftelijke offerte en een overeenkomst van opdracht.
Zo voorkom je verrassingen. Onthoud: dit artikel is informatief en geen juridisch advies. Bekijk ook de voordelen van een High Trust-mediator en raadpleeg altijd een MfN-gecertificeerd mediator of juridisch adviseur voor jouw specifieke situatie. Mediationuitkomsten zijn afhankelijk van individuele omstandigheden.