Ziekteverzuim in de eerste week: Voorkomen van escalatie door vroege mediation
Een nieuwe baan, een frisse start. En dan gebeurt het: na drie dagen meldt je nieuwe medewerker zich ziek.
De schrik slaat je om het hart. Is het iets ernstigs? Heeft het met de functie te maken? Of speelt er iets anders, iets wat niet direct gezegd wordt?
Dit is het moment dat escalatie op de loer ligt. Je voelt de frustratie, de onzekerheid.
Een conflict ligt op de loer, zonder dat er überhaupt een woord over is gevallen.
Maar het hoeft niet zover te komen. Vroege mediation kan hier een einde aan maken, voordat het echt begint.
Wat is vroege mediation bij ziekteverzuim?
Vroege mediation is een laagdrempelige manier om snel tot de kern van een probleem te komen. Stel je voor: je zit niet tegenover een jurist, maar tegenover een onafhankelijke mediator.
Deze persoon is geen rechter, maar een gespreksleider. Het doel? Een openhartig gesprek voeren over wat er werkelijk speelt.
Misschien is de werkdruk te hoog, is de sfeer niet wat de nieuwe medewerker verwachtte, of speelt er privé iets dat de start bemoeilijkt. Bij mediation draait het om begrip en oplossingen. Je zoekt samen naar een pad dat voor beide partijen werkt, zonder direct in de juridische strijd te duiken.
Het is het tegenovergestelde van een arbeidsconflict uitvechten via de kantonrechter. Het is een kans op herstel, niet een strijd om het gelijk. Waarom is dit nu zo cruciaal in de eerste week? Omdat het ziekteverzuim in deze fase vaak nog niet is verankerd.
De medewerker is nieuw, de relatie is fragiel. Door nu het gesprek aan te gaan, voorkom je dat er een sfeer van wantrouwen ontstaat.
Je toont begrip en openheid, wat het vertrouwen juist kan herstellen. Wacht je langer, dan kan de situatie verharden.
De medewerker voelt zich niet gehoord, jij voelt je als werkgever aangevallen. Dan is mediation vaak nog wel mogelijk, maar is de schade al groter. De kosten voor een mediator zijn dan een kleine investering vergeleken bij de kosten van langdurig verzuim en een juridische procedure.
Hoe werkt een mediationtraject in de praktijk?
Het proces is simpel en snel. Na de ziekmelding neem je als werkgever contact op met een mediator.
Je kunt dit ook aan je arbodienst vragen; veel arbodiensten hebben vaste mediationpartners.
De mediator zal eerst apart met jou en de medewerker spreken. Dit noem je een intakegesprek. Hierin onderzoekt de mediator de hulpvraag: wat wil je bereiken?
Is het een betere werkplek, een andere functie, of misschien wel een beëindiging van het dienstverband? De mediator legt de vertrouwelijkheid uit. Niets wat in het mediationgesprek gezegd wordt, mag zonder toestemming worden gebruikt in een eventuele rechtszaak. Dat geeft de ruimte om eerlijk te zijn.
Vervolgens volgt het mediationgesprek. Jij en de medewerker (en eventueel een vertrouwenspersoon) zitten samen met de mediator aan tafel.
De mediator begeleidt het gesprek, zodat beide kanten gehoord worden. Het gaat er niet om wie er gelijk heeft, maar om wat er nodig is om verder te kunnen.
De mediator kan helpen om onduidelijkheden weg te nemen. Was de functieomschrijving bijvoorbeeld duidelijk genoeg? Wist de medewerker wat er verwacht werd?
Door goede vragen te stellen, komen partijen vaak tot de ontdekking dat er een misverstand aan ten grondslag lag.
De kosten van mediation: een overzicht
Het resultaat is een vaststellingsovereenkomst (VSO) of een plan van aanpak om het werk hervatten mogelijk te maken. De mediator zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken worden vastgelegd. De kosten van een mediator zijn vaak lager dan je denkt.
Een mediator rekent meestal een uurtarief. Dit ligt gemiddeld tussen de € 120 en € 200 per uur exclusief btw.
Een standaard traject voor mediation bij een arbeidsconflict in het onderwijs duurt gemiddeld 3 tot 5 sessies van 1,5 uur.
De totale kosten liggen dus vaak tussen de € 600 en € 1500. Dat is aanzienlijk goedkoper dan een juridisch traject, dat makkelijk kan oplopen tot € 5.000 of meer. Bovendien is mediation sneller.
Waar een rechtszaak maanden kan duren, is mediation vaak in een paar weken afgerond. Er zijn verschillende manieren om de kosten te dekken. Soms betaalt de werkgever de volledige rekening, als onderdeel van het goed werkgeverschap. In andere gevallen worden de kosten gedeeld.
Ook bestaat de mogelijkheid van een toevoeging via de Raad voor Rechtsbijstand.
Als je in aanmerking komt voor gesubsidieerde rechtsbijstand, betaal je een eigen bijdrage van ongeveer € 53 tot € 88 per persoon per gesprek. Controleer dit altijd bij de mediator.
Sommige verzekeringen (rechtsbijstandverzekering) dekken mediationkosten ook, mits er sprake is van een arbeidsconflict. De mediator kan je hierover informeren.
Waarom kiezen voor mediation in plaats van een rechtszaak?
Stel je voor dat je de juridische weg inslaat. Je schakelt een jurist in, er volgt een dagvaarding, en je bereidt je voor op een zitting.
De relatie met je medewerker is dan definitief kapot. De sfeer op de werkvloer wordt ongemakkelijk voor collega’s. Het proces kost bakken met energie en geld. En het resultaat?
Een rechter beslist, maar beide partijen voelen zich vaak verliezer. Bij mediation is de uitkomst in handen van de partijen zelf.
Zij bepalen wat een goede oplossing is. Dat leidt vaak tot creatieve oplossingen die een rechter nooit zou kunnen bedenken.
Een mediator is onafhankelijk en neutraal. Hij of zij is er niet om jouw kant te kiezen, maar om het gesprek te faciliteren. Dit zorgt voor een veilige omgeving. De medewerker durft eerder te vertellen wat hem of haar echt dwarszit.
Misschien is er sprake van een burn-out die al speelde, of is de werkdruk een trigger. Door dit nu te horen, kun je als werkgever maatregelen nemen.
Soorten mediation en passende tarieven
Je voorkomt langdurig verzuim en een vervelende exit. Bovendien is mediation vertrouwelijk, ook bij arbeidsbemiddeling binnen de kinderopvang. Wat besproken wordt, blijft tussen de twee partijen.
Dit in tegenstelling tot een rechtszaak, die openbaar is. Naast de algemene arbeidsmediation is er ook specifieke expertise, zoals bij mediation bij een arbeidsconflict in de horeca.
Zoek je een mediator die gespecialiseerd is in het arbeidsrecht? Of een mediator die ook juridisch kan adviseren? Een MfN-gecertificeerde mediator is een waarborg voor kwaliteit.
Het MfN-register (Mediatorsfederatie Nederland) stelt hoge eisen aan opleiding en bijscholing. Kies altijd voor een mediator die in dit register staat.
De tarieven hiervoor liggen vaak in het genoemde segment van € 120 - € 200 per uur. Soms zijn er speciale trajecten voor snelle bemiddeling, zoals een ‘mediation in één dag’ voor € 1.500 tot € 2.500. Een ander model is de ‘no-cure-no-pay’ mediator, hoewel dit bij mediation minder gebruikelijk is dan bij juridische hulp.
De meeste mediators werken met een vast tarief per uur of een vast bedrag per sessie. Vraag vooraf altijd om een offerte of een duidelijke prijsopgave.
Zo weet je precies waar je aan toe bent. Vergelijk een paar mediators op basis van hun expertise en tarief.
Het gaat erom dat er een goede klik is, zodat het gesprek effectief kan zijn.
Praktische tips bij een vroege ziekmelding
Het is logisch dat je als werkgever schrikt van een ziekmelding in de eerste week. Toch is het belangrijk om rustig te blijven en de juiste stappen te zetten. Hieronder vind je een aantal concrete tips die je direct kunt toepassen:
- Blijf in contact: Bel je medewerker op, niet om te controleren, maar om te laten merken dat je het vervelend vindt. Vraag hoe het gaat.
- Voorkom direct een spoor 2-traject: De eerste ziekmelding is vaak geen reden voor ontslag. Focus eerst op herstel en begrip.
- Overweeg mediation: Als het vermoeden bestaat dat er een conflict speelt, schakel dan snel een mediator in. Wacht niet tot de situatie escaleert.
- Check het MfN-register: Zoek een mediator die gespecialiseerd is in arbeidsmediation. Dit geeft zekerheid over de kwaliteit.
- Wees open over kosten: Bespreek de kosten van mediation met de mediator. Vraag of de werkgever, de medewerker of beide de kosten dragen.
- Vraag naar de oorzaak: In het mediationgesprek is het belangrijk om te weten te komen wat de reden van de ziekm