Hoe werkt de auditprocedure voor de verlenging van een MfN-registratie?
Je staat op het punt je MfN-registratie te verlengen en vraagt je af hoe zo’n auditprocedure nu eigenlijk in zijn werk gaat.
Het voelt misschien als een drempel, maar eigenlijk is het een kans om je kwaliteit als mediator te laten zien. In deze handleiding leg ik je stap voor stap uit wat je kunt verwachten, zonder ingewikkelde juridische taal.
We houden het praktisch, concreet en met een warme blik op jouw werk als mediator in echtscheiding, arbeidsmediation of familiebemiddeling. Dit artikel is informatief van aard en is geen juridisch advies. Raadpleeg altijd een MfN-gecertificeerd mediator of juridisch adviseur voor jouw specifieke situatie. Mediationuitkomsten zijn afhankelijk van individuele omstandigheden.
Wat heb je nodig voor de auditprocedure?
Voordat je start, zorg je dat je alle benodigde materialen en voorwaarden op orde hebt. Dit voorkomt stress en vertraging.
Je hebt een actief MfN-lidmaatschap nodig, want zonder lid kun je niet verlengen. Zorg ook dat je je huidige certificaten en bewijzen van bij- en nascholing bij de hand hebt. Denk aan certificaten van trainingen in echtscheiding, arbeidsmediation of familiebemiddeling.
Je moet kunnen aantonen dat je in de afgelopen periode minimaal 20 uur per jaar hebt gewerkt als mediator.
Verzamel ook drie tot vijf praktijkdossiers waarin je je werkwijze kunt laten zien. Deze dossiers moeten anoniem zijn, maar wel compleet: intakeverslagen, mediationovereenkomsten, verslagen van sessies en eindbrieven. Tot slot heb je een geldig identiteitsbewijs en een recente pasfoto nodig voor je profiel in het MfN-register.
Reken op een eenmalige auditkost van ongeveer € 350 tot € 500, afhankelijk van de auditpartner. De totale doorlooptijd van de audit is meestal 4 tot 6 weken.
Een veelgemaakte fout is het niet tijdig aanvragen van de audit. Doe dit minimaal 3 maanden voor je huidige registratie verloopt.
Ook vergeten mensen soms hun scholingsbewijzen te digitaliseren; zorg dat alles in PDF beschikbaar is. Een andere valkuil is het indienen van onvolledige dossiers. Auditoren willen zien hoe je werkt, dus een lege map helpt niet.
Stap 1: Aanmelding en voorbereiding
Meld je aan via de website van het MfN-register of via je auditpartner. Kies een auditpartner die bij je past; denk aan organisaties zoals Mediatorsfederatie Nederland of gecertificeerde auditbureaus.
Na aanmelding ontvang je een checklist en een format voor je praktijkdossiers. Vul deze in en upload je documenten in het portal. De auditpartner plant een intakegesprek in, meestal een video-call van 30 minuten.
In dit gesprek bespreek je je specialisaties, zoals echtscheiding of arbeidsmediation, en je werkwijze.
Wees eerlijk over je uitdagingen; de auditor is er om je te helpen, niet om je te beoordelen als een rechter. Verwacht dat je binnen 2 weken na aanmelding je intakegesprek hebt. Veelgemaakte fouten: te laat beginnen met voorbereiden. Start direct na ontvangst van de checklist.
Een andere fout is het onderschatten van de tijd voor het anonymiseren van dossiers; reken op 2 tot 3 uur per dossier. Zorg dat je je werkwijze helder kunt uitleggen, zonder vakjargon. Bijvoorbeeld: “Ik zorg dat beide partijen zich gehoord voelen” in plaats van “ik faciliteer een empowerende dialoog”.
Stap 2: Het indienen van je praktijkdossiers
Je dient drie tot vijf praktijkdossiers in, afhankelijk van je specialisatie. Kies voorbeelden uit verschillende domeinen: een echtscheidingsmediation, een arbeidsmediation en een familiebemiddeling.
Elk dossier moet een duidelijk begin en einde tonen. Voeg bij elk dossier een reflectie toe van maximaal 2 pagina’s. Beschrijf wat je hebt gedaan, waarom je die keuze maakte en wat je ervan hebt geleerd.
Denk aan kostenaspecten: geef aan hoe je de mediationkosten hebt besproken, passend bij de kosten van een MfN-registermediator, bijvoorbeeld een uurtarief van € 120 tot € 150.
De auditor bekijkt of je voldoet aan de MfN-kwaliteitseisen, zoals onpartijdigheid en vertrouwelijkheid. Verwacht een beoordelingstermijn van 2 tot 3 weken. Veelgemaakte fouten: dossiers zonder reflectie of onvoldoende aandacht voor de AVG bij dossiervorming.
De auditor wil zien dat je nadenkt over je handelen. Ook een fout is het niet vermelden van kosten; transparantie over tarieven is cruciaal. Een andere valkuil is het indienen van te oude dossiers; kies voorbeelden uit de afgelopen 2 jaar.
Stap 3: De auditdag of -gesprek
De auditdag duurt meestal 2 tot 3 uur, online of op locatie. Je bespreekt je dossiers met een auditor.
Wees voorbereid op vragen over je werkwijde, bijvoorbeeld hoe je omgaat met emoties in een echtscheiding of hoe je een impasse doorbreekt in een arbeidsmediation. De auditor kan ook een rollenspel voorstellen, waarin je laat zien hoe je een intakegesprek voert. Blijf rustig en jezelf; het is geen examen, maar een gesprek over je praktijk.
Na het gesprek ontvang je een concept-rapport met feedback. Je hebt 1 week om hierop te reageren.
De totale kosten voor de auditdag zitten vaak inbegrepen in de eerder genoemde € 350 tot € 500. Veelgemaakte fouten: te veel jargon gebruiken. Spreek zoals je met een cliënt praat. Een andere fout is het niet voorbereiden van vragen over kosten; wees duidelijk over je uurtarief en eventuele vergoedingen via de Raad voor Rechtsbijstand. Ook vergeten mensen hun certificaten mee te nemen; zorg dat je ze digitaal bij de hand hebt.
Stap 4: Beoordeling en feedback
Na de auditdag ontvang je een definitief rapport. Dit rapport bevat een beoordeling op schaal van 1 tot 5, waarbij een 3 of hoger betekent dat je voldoet.
De auditor geeft concrete feedback, bijvoorbeeld over je verslaglegging of je omgang met conflicten. Als je niet voldoet, mag je herkansen; dit kost meestal € 150 extra en duurt 2 tot 4 weken. Als je wel voldoet, ontvang je een verlengingscertificaat en wordt je profiel in het MfN-register bijgewerkt. Intervisie als kwaliteitswaarborg draagt hieraan bij. De verlenging geldt voor 3 jaar.
Verwacht dat je binnen 1 week na de auditdag het concept-rapport krijgt en binnen 2 weken het definitieve rapport. Veelgemaakte fouten: het niet serieus nemen van feedback.
Neem de suggesties ter harte voor je volgende traject. Een andere fout is het niet bijwerken van je profiel; zorg dat je contactgegevens kloppen.
Ook vergeten mensen hun scholingsplan voor de komende 3 jaar te maken; doe dit direct na de verlenging.
Verificatie-checklist
- Lidmaatschap: Actief MfN-lidmaatschap? Ja/Nee
- Documenten: Identiteitsbewijs, pasfoto, certificaten? Ja/Nee
- Praktijkdossiers: 3-5 anonieme dossiers met reflectie? Ja/Nee
- Scholing: Minimaal 20 uur per jaar aangetoond? Ja/Nee
- Aanmelding: Audit aangevraagd minimaal 3 maanden voor verloop? Ja/Nee
- Kosten: Budget van € 350-€ 500 gereserveerd? Ja/Nee
- Reflectie: Werkwijze helder uitgelegd zonder jargon? Ja/Nee
- Feedback: Plan om feedback te verwerken? Ja/Nee