De rol van de HR-manager tijdens een mediationgesprek: Deelnemer of waarnemer?
Wat is de rol van HR eigenlijk in mediation?
Een mediationgesprek voelt vaak als een spannend moment. Jij zit daar, je collega zit daar, en de mediator leidt het gesprek.
Maar waar zit de HR-manager? Is die erbij als volwaardig deelnemer of als stille waarnemer? Die vraag is cruciaal voor het slagen van het traject.
De HR-manager is de verbinder tussen de werknemer en de organisatie. Tijdens een arbeidsmediation draait het om een conflict op de werkvloer.
Denk aan een verstoorde werkrelatie, een ontslagvoorstel of een disfunctioneringszaak. De mediator is onpartijdig en begeleidt het proces. De HR-manager heeft een eigen belang: de belangen van de organisatie behartigen, maar wel binnen een veilig kader. Waarom is dit onderscheid zo belangrijk?
Omdat de sfeer in de ruimte direct verandert als je niet weet wat je rol is. Voelt de werknemer zich direct overvallen als HR actief gaat meedoen?
Of voelt de organisatie zich onvoldoende gehoord als HR alleen maar zwijgt? Een heldere rolverdeling zorgt voor vertrouwen. De kern van mediation is vrijwilligheid en vertrouwelijkheid.
Partijen moeten zich veilig genoeg voelen om hun emoties en belangen te uiten.
Als HR-manager moet je je afvragen: wat is mijn toegevoegde waarde op dit moment? Is dat inhoudelijke input of juist het bewaken van het proces?
Deelnemer: Actief aan tafel met een eigen agenda
Wanneer is HR een deelnemer? Dat is het geval wanneer de HR-manager zelf partij is in het conflict.
Bijvoorbeeld bij een conflict over een ontslagvoorstel of een verstoorde relatie waarbij de organisatie als werkgever direct betrokken is. In dat geval zit HR aan tafel om de belangen van de organisatie te presenteren en te onderhandelen. Als deelnemer mag je actief reageren.
Je presenteert feiten, geeft uitleg over bedrijfsprocessen en onderhandelt over oplossingen. Denk aan een vaststellingsovereenkomst waarin de hoogte van de transitievergoeding en een outplacementtraject worden besproken.
Hierbij is het essentieel dat je je realiseert dat je geen gelijke partij bent met de werknemer; je vertegenwoordigt de macht van de organisatie. De mediator zorgt ervoor dat het speelveld gelijk wordt getrokken. Toch blijft het opletten.
Als HR te dominant is, voelt de werknemer zich al snel onder druk gezet. Dat schaadt het vertrouwen in het mediationproces.
Een goede deelnemer luistert net zo veel als hij spreekt en houdt ruimte voor de emoties van de ander.
Een concrete situatie: een arbeidsmediation over een disfunctioneringsprocedure of een conflict over een bonusregeling. HR legt de functioneringsverslagen op tafel en licht de stappen toe. Dit is actieve deelname. Het doel is om samen tot een oplossing te komen, zoals een beëindiging met wederzijds goedvinden of een herstelplan met duidelijke kaders.
Waarnemer: De kracht van zwijgen
Soms is de rol van HR-manager die van waarnemer. Dit komt voor wanneer de mediator het gesprek voert met de werknemer en de leidinggevende, en HR slechts toekijkt om te leren of om later te adviseren.
Ook bij relatieproblemen tussen collega's waar de organisatie zelf geen directe partij in is, kan HR als waarnemer fungeren.
Als waarnemer zit je niet actief aan tafel te onderhandelen. Je observeert de dynamiek, de communicatiepatronen en de onderliggende belangen. Dit geeft je waardevolle informatie voor later.
Je ziet hoe de werknemer reageert op de leidinggevende en waar de spanning precies zit. De kracht van zwijgen is groot.
Door niet direct in te grijpen, geef je de mediator de ruimte om zijn werk te doen. De mediator kan ongestoord vragen stellen en emoties laten stromen zonder dat HR-directie of belangen direct de boel overnemen. Dit bouwt vertrouwen op bij de werknemer. Let op: als waarnemer ben je er wel.
Je bent geen vlieg aan de muur. Aan het einde van de sessie kan de mediator jou vragen om kort iets toe te voegen of om vragen vanuit jouw organisatiekader te beantwoorden.
Zo blijf je betrokken zonder de regie over te nemen.
Hoe kies je de juiste rol en wat kost het?
De keuze voor deelnemer of waarnemer hangt af van het type conflict en het doel van de mediation. Denk aan mediation bij een onderwijsconflict, of een echtscheiding of familiemediation waar geen HR-manager bij is; daar spelen andere dynamieken.
In de arbeidsmediation is de rol van HR bepalend voor het slagen van het traject.
Een MfN-gecertificeerd mediator kan hierover vooraf helder advies geven. Er bestaan verschillende modellen voor de inzet van HR. Kies je voor een volledig mediationtraject waarbij HR partij is (deelnemer), dan duurt dit vaak 1 tot 3 sessies van 2 uur.
De kosten voor een MfN-mediator liggen gemiddeld tussen € 150 en € 220 per uur exclusief btw. Kijkend naar het verschil tussen mediation en een procedure kost een compleet traject vaak tussen € 1.200 en € 2.500, afhankelijk van de complexiteit.
Is HR alleen waarnemer? Dan kan de mediator een aparte intake doen met de werknemer en leidinggevende, met HR er later bij. Dit model is vaak sneller en goedkoper. De totaalkosten liggen dan lager, rond de € 800 tot € 1.500, omdat er minder partijen actief hoeven te onderhandelen.
Vergoedingen zijn vaak mogelijk. Veel werkgevers betalen de mediationkosten als onderdeel van het bedrijfsvoeringstraject.
Ook kan een beroep worden gedaan op de Raad voor Rechtsbijstand (gesubsidieerde rechtsbijstand) als er sprake is van een laag inkomen, hoewel dit voor mediation niet altijd standaard is. Check altijd de polis van de rechtsbijstandverzekering; veel verzekeraars dekken arbeidsmediation tot een bepaald bedrag.
Praktische tips voor een soepel verloop
Zorg voor een goede voorbereiding voordat je de mediation ingaat. Overleg met de mediator wat je rol wordt: deelnemer of waarnemer?
- Stel een veilig kader: Leg aan de werknemer uit wat de bedoeling is en dat mediation vrijwillig is.
- Laat de mediator leiden: Als HR deelnemer is, volg het tempo en de structuur van de mediator.
- Blijf bij de feiten: Gebruik concrete voorbeelden uit functioneringsgesprekken, maar blijf respectvol.
- Plan een evaluatie: Na de mediation bespreek je intern hoe het proces is verlopen en wat de lessen zijn.
Maak hier heldere afspraken over, zodat er geen verrassingen ontstaan tijdens het gesprek. Een veelgemaakte fout is te snel willen oplossen. Mediation is geen snelle reparatie; het is een proces van vertrouwen opbouwen.
Gun jezelf en de ander de tijd om tot een duurzame oplossing te komen.
Een MfN-gecertificeerde mediator helpt hierbij door neutraal te blijven en de regie te bewaken. Onthoud dat mediation geen garantie biedt op een perfect resultaat. De uitkomst hangt af van de inzet van beide partijen en de complexiteit van het conflict. Raadpleeg altijd een MfN-gecertificeerd mediator of juridisch adviseur voor jouw specifieke situatie.
Dit artikel is informatief van aard en is geen juridisch advies. Raadpleeg altijd een MfN-gecertificeerd mediator of juridisch adviseur voor jouw specifieke situatie. Mediationuitkomsten zijn afhankelijk van individuele omstandigheden.